Så får ni full kontroll på att avtalen laddas upp rätt

Att lägga upp avtal till en gemensam redovisning kan innebära ett decentraliserat arbetssätt – särskilt i större organisationer. Det kan bli komplext och leda till fel, eftersom kunskaper om leasing och systemanvändning varierar ute i verksamheten. För att förenkla detta steg lanserar vi nu Attestflöde – en tilläggsmodul som ger dig struktur och kontroll redan innan avtalen når rapporteringen. Ett viktigt stöd för att säkerställa kvaliteten och stärka den interna kontrollen. 

Att ladda upp leasingavtal i Leasify är ofta mer än bara en administrativ uppgift. I större organisationer sker arbetet vanligtvis mellan flera personer och bolag, där uppladdningen av avtal till en gemensam redovisning snabbt kan bli komplex. När många är inblandade ökar risken för misstag, bristande överblick och bristande intern kontroll. För att möta den utmaningen lanserar vi på Leasify en ny tilläggsmodul – Attestflöde. Med Attestflöde får ni ett tydligt och strukturerat sätt att hantera attestering av avtal innan de når rapporterna.

Styr inmatningen – innan något räknas med

Med Leasifys Attestflöde får ni en tydlig och visuell process för hur avtal ska hanteras – steg för steg. Ni definierar själva vilka moment som ska ingå, i vilken ordning de sker och vem som ansvarar för vad. Med det menas att varje avtal får en tydlig status och visualiseras som ett kort i en kolumnvy, ett gränssnitt som gör det enkelt att följa var varje avtal befinner sig. Det vill säga, modulen fungerar som en internkontroll kring inmatning av avtal.

Ni kan enkelt dra och släppa avtal mellan kolumner, men det kräver behörighet. Endast utvalda användare kan utföra ändringar, vilket säkerställer att rätt personer har kontroll i varje steg.

Det är också viktigt att veta: avtal som befinner sig i Attestflöde ingår inte i rapporteringen. De hålls helt utanför tills ni aktivt har godkänt dem för beräkning.

Exempel: Så fungerar Attestflöde i praktiken

Respektive bolagsansvarig lägger upp nya avtal i Leasify, där de automatiskt hamnar i Attestflödet. Så länge avtalen befinner sig i Attestflöde inkluderas de inte i redovisningen – de hålls helt utanför tills de godkänts.

Nästa steg sker hos koncernchefen, som är ansvarig för leasingfrågorna. Koncernchefen går igenom varje avtal i tur och ordning, granskar innehållet och säkerställer att upplägget är korrekt. Vid behov kompletteras avtalen med ytterligare information. När allt ser bra ut, dras avtalen vidare till nästa steg. Vilket innebär att de godkänns och då först förs in i redovisningen.

Flexibel struktur för hela organisationen

Attestflöde stöder flera parallella flöden, vilket gör det möjligt att sätta upp separata attestflöden för olika avdelningar eller arbetssätt. Det skapar en skalbar lösning som kan anpassas till era interna processer, oavsett hur organisationen ser ut.

Varför är Attestflöde ett smart val för ditt bolag?

• Förenklar och strukturerar inmatningen av leasingavtal. 

• Säkerställer att endast godkända avtal används i rapporter. 

• Ger tydlig översikt med visuella statuslägen för varje avtal. 

• Möjliggör samarbete mellan flera användare med behörighetsstyrning. 

• Stöd för flera parallella Attestflöden utifrån avdelning eller process. 

• Passar perfekt för bolag som förvärvar.  

Vill ni veta mer om hur modulen Attestflöde kan underlätta ditt arbete med leasingavtal? Boka gärna ett möte direkt i kalendern hos vår Customer Success Manager, Ian Larsson, och välj en tid som passar dig.