Svalövs kommun säkrar korrekt RKR R5-redovisning med hjälp av Leasify

När Svalövs kommun fick synpunkter från revisorerna inför revisionen av 2023 års bokslut blev det tydligt att en majoritet av hyresavtalen behövde hanteras som finansiell leasing enligt RKR R5. För att kunna möta det kravet tog redovisningschef Magnus Ranebo beslutet att använda sig av Leasifys tjänst. Resultatet? En trygg onboarding, bra samarbete och rapporter som klarade revisionen utan anmärkning.

Om Svalövs kommun

– Svalövs kommun är en kommun i Skåne län, som ligger en och en halv mil inåt landet från Landskrona. Till ytan en stor kommun, men liten till antal invånare. Det bor ungefär 14 300 personer. Här finns också nationalparken Söderåsen, som är känd för sin vackra natur. Näringslivet domineras framför allt av mindre företag som arbetar främst inom jordbruk, skogsbruk, bygg, tillverkning och handel, berättar Magnus Ranebo, redovisningschef i kommunen.

Magnus huvudansvar är den centrala ekonomin för kommunen, vilket innefattar att sammanställa delårs- och årsbokslut.

– Utöver det är även jag bolagsekonom, vilket innebär att jag ansvarar för ett av de kommunala bolagen, Svalövs Kommunservice AB. Det är numera vanligt att kommuner bolagiserar vissa verksamheter, vilket vi har gjort. Mitt ansvar är då att få ihop hela redovisningen inte bara för kommunen utan även tillsammans med bolagen så att det bildar en helhet, berättar Magnus.

Så hanterades hyres- och leasingavtalen innan Leasify

Kommunen hyr sina fastigheter genom sitt eget kommunala fastighetsbolag. Tidigare rapporterades inte hyresavtalen som finansiell leasing enligt RKR R5. I stället bokfördes hyrorna som vanliga hyreskostnader. Fakturorna från fastighetsbolaget togs emot och redovisades löpande.

Magnus berättar att de fick kommentarer från revisorerna efter revisionen av 2023 års bokslut, där de bedömde att det fanns hyresavtal som borde redovisas som finansiell leasing.

– Jag och vår ekonomichef Patrik Löfstrand beslutade därför att vi inför bokslutet 2024 skulle bemöta kommentarerna och påbörja arbetet med att redovisa eventuella hyresavtal som finansiell leasing.

Han minns också hur kontakten med Leasify kom till:

– Vi kom i kontakt med Leasify när Daniel Wihlborg, säljchef på bolaget hörde av sig till mig. Han bokade in en demo där han visade tjänsten, och jag bedömde det som ett bra program. Det kändes komplett och användarvänligt, vilket var en av anledningarna till att vi valde Leasify.

Han fortsätter:

– Den andra anledningen var att Leasify har många års erfarenhet av att tillhandahålla en tjänst för rapportering av finansiell leasing åt större och komplexa bolag, såsom börsbolag. Vilket visade på att man kunde erbjuda en tjänst som kunde möta högt ställda krav på funktionalitet och användarvänlighet

Bra onboarding med fokus på rätt uppgifter

Onboardingen med Leasify upplevde Magnus som både smidig och strukturerad.

– Den fungerade bra. Den stora utmaningen för mig var att leta rätt på alla avtal och få ihop rätt uppgifter. Det är viktigt att man har rätt ingångsvärden när man redovisar finansiell leasing. Därför behövde vi backa bandet, och ta fram korrekta uppgifter och gå tillbaka till när avtalen faktiskt tecknades, berättar Magnus och fortsätter:

– Jag har känt mig trygg genom hela processen. Och med tanke på att vi ville få in rapporteringen i årsredovisningen för 2024, så tycker jag att det har fungerat mycket bra.

Revision utan anmärkningar

Revisorernas granskning av rapporterna gick smidigt och utan synpunkter.

– De har granskat materialet, och de gjorde en del stickprov men hade inga kommentarer kring det. De ansåg att det såg korrekt ut. Det vi har rapporterat har godkänts av revisorerna, berättar Magnus.

Varför Magnus rekommenderar Leasify till andra kommuner

På frågan om han skulle rekommendera Leasify till andra kommuner tvekar Magnus inte en sekund:

– Absolut! Jag är bara positiv till Leasify, så självklart skulle jag rekommendera Leasify och deras webbaserade tjänst.

Det är inte bara funktionaliteten i sig han uppskattar, utan också bemötandet:

– Jag uppfattar Leasify som väldigt professionella med ett riktigt fint kundbemötande, och det vill jag verkligen lyfta fram! Både Daniel och Richard Nilsson, produktchef på bolaget, har skött det hela väldigt bra.

Han lyfter även fram det tekniska upplägget som en viktig styrka.

– Dessutom tycker jag att det är en stor fördel att programvaran är webbaserad och att man kan inkludera olika verksamheter. Det är en intressant funktion att olika avdelningar inom kommunen själva kan logga in och använda tjänsten och göra sin del av redovisningen och rapporteringen.

Magnus: ”Leasify gör RKR R5 enkelt och tryggt”

Magnus vill skicka med en uppmaning till andra kommuner som arbetar med RKR R5.

– Med ganska små medel kan man få en fullgod redovisning enligt RKR R5-regelverket genom att använda Leasify. På så sätt undviker man också risken med egentillverkade lösningar, säger Magnus.

Han fortsätter:

– Det finns säkert många som kämpar med det och bygger sin redovisning i Excel, och visst, någon som är riktigt duktig kan säkert få till något bra. Men jag tycker att den här lösningen känns trygg, smidig och användarvänlig, just eftersom den är webbaserad.

– Som jag nämnde tidigare är det också en styrka att man kan inkludera andra verksamheter/avdelningar i tjänsten och arbeta gemensamt med rapportering av finansiell leasing, avslutar Magnus.