Leasify gav Infrea full kontroll på leasingredovisningen

Efter att ha hanterat leasingavtal i 30 separata Excelfiler valde Infrea att samla allt i Leasify. Resultatet blev en snabbare, säkrare och mer strukturerad hantering av hela koncernens leasingredovisning.

Om Infrea

Infrea är en industrigrupp med verksamhet inom tre områden: mark- och anläggning, beläggning (asfalt) samt vatten och avlopp. Koncernen består av 14 svenska dotterbolag med fokus på lokal närvaro, stark entreprenadkraft och en decentraliserad struktur. Bolaget grundades 2017 och har varit noterat på Nasdaq Stockholm Main Market sedan 2021.

Joacim Solheim är koncernredovisningschef på Infrea sedan 2021. Han ansvarar bland annat för den interna och externa rapporteringen.

Bakom sig har han en lång erfarenhet inom redovisning och rapportering, där han under flera år arbetade som revisor och redovisningsspecialist. Det var under den perioden i samband med att IFRS 16 infördes 2019 som han fördjupade sig i leasingredovisning genom att arbeta med utredningar och implementeringar av IFRS 16 standarden. Den erfarenheten har han med sig in i sin roll på Infrea och i arbetet med Leasify.

Utmaningarna innan Leasify

Infrea implementerade Leasify under 2023. Tidigare hanterades alla leasingkontrakt manuellt i Excelfiler, som var ett tidskrävande och tungrott arbetssätt.

– Vi hade uppemot 30 filer som skulle uppdateras varje månad: en per bolag för lokalavtal och en per bolag för fordon och maskiner. Filerna var tunga, tog lång tid att uppdatera och det var både tidskrävande och svårt att göra korrigeringar. Dessutom ökade risken för fel, och det var inte alltid så enkelt att upptäcka dem, berättar Joacim.

Tydliga förbättringar och stora tidsvinster med Leasify

Så snart Leasify kom på plats märkte Joacim att arbetet blev betydligt enklare. Mycket av det manuella arbetet sker nu automatiserat, vilket har skapat många fördelar.

– Till att börja med har vi sett en enorm tidsbesparing varje månad, och det frigör mycket tid som vi tidigare lade på att uppdatera och samordna i Excelfilerna. Nu kan vi i stället fokusera mer på analytiska granskningar och att identifiera eventuella fel, vilket bidrar till en högre kvalitet i redovisningen, säger Joacim och fortsätter:

– Dessutom har antalet fel minskat generellt. Leasify har inbyggda kontroller som fångar upp om något matas in på ett felaktigt sätt, vilket ger en extra trygghet i rapporteringen.

Systemet ger också en mycket bättre översikt.

– Det är enkelt att följa upp våra kontrakt och se helheten på ett sätt som inte var möjligt tidigare. Det gör att vi har fått en tydligare struktur och bättre kontroll över hela leasingredovisningen, säger han.

Leasify i ständig utveckling

När Joacim får frågan om han sett några förbättringar i plattformen sedan starten, tvekar han inte:

– Ja, absolut – jättemycket! Det har tillkommit många nya funktioner under tiden, och Leasify fortsätter att utvecklas hela tiden. Det gör plattformen både mer användarvänlig och mer robust.

Han förklarar vidare att utvecklingen inte bara handlar om nya funktioner utan också om en smidigare och säkrare hantering av avtal.

– Jag upplever också att flera av de nya funktionerna minskar risken för fel i de manuella momenten när man lägger in avtal. Dessutom har det tillkommit fler alternativ som gör att systemet bättre kan hantera olika typer av leasingavtal oavsett hur specifikt utformade de är.

Tilläggsmoduler som förenklar arbetet

Leasify erbjuder flera tilläggsmoduler som hjälper företag att effektivisera sitt arbete. Hos Infrea används bland annat Rapportgeneratorn, Forecast och Massinmatning; något som enligt Joacim har gjort stor skillnad i arbetet med IFRS 16.

– Tilläggsmodulerna underlättar verkligen! Rapportgeneratorn, tillsammans med de mallar vi använder gör att vi med ett klick kan exportera en Excelfil som sedan kan läsas in direkt i vårt koncernredovisningssystem. Tack vare de här generatormallarna har vi full spårbarhet hela vägen från koncernnivå ner till bolags- och avtalsnivå. Det sparar mycket tid och minskar risken för fel.

Han berättar vidare:

– När det gäller Forecast använder vi en funktion som gör det möjligt att lägga in avtal inom våra budgetperioder. På så sätt kan vi ta ut rapporter på samma sätt som för utfallsperioder.

– Vi använder massinmatningsmodulen framför allt i samband med budget-, prognos- och forecastarbetet. Den gör att vi kan läsa in ett stort antal avtal via ett Excel-gränssnitt i stället för att lägga in dem manuellt.

Support och tillgänglighet som verkligen fungerar

Support och tillgänglighet är en viktig del av helhetsupplevelsen. Joacim berättar att stödet från Leasify har fungerat mycket bra. Han uppskattar också hur den inbyggda AI-hjälpen kompletterar supporten.

Joacim: ”Jag skulle utan tvekan rekommendera Leasify till 100 procent”

Joacim beskriver Leasify som en prisvärd och tidsbesparande tjänst som gjort stor skillnad i arbetet. Plattformen har också bidragit till en mer effektiv och korrekt redovisning, vilket ger mer utrymme för analyser och värdeskapande uppgifter.

– Leasify underlättar också analysen inom controlling, eftersom alla koncernens kontrakt finns samlade på ett och samma ställe. Det gör det enkelt att vrida och vända på siffrorna och ta ut rapporter utifrån olika parametrar. Jag skulle utan tvekan rekommendera Leasify till 100 procent.

Avslutningsvis sammanfattar Joacim sin upplevelse av Leasify med ord som speglar både förtroende och uppskattning:

– Som jag nämnde tidigare tycker jag att Leasify är ett väldigt användarvänligt system. Det är enkelt att arbeta i och känns genomtänkt på alla nivåer. Jag upplever också att ni är väldigt lyhörda för användarnas behov och förslag på förbättringar. Systemet känns inte strikt eller begränsande utan det utvecklas hela tiden och blir bara bättre och bättre.